Správcem osobních údajů je Zámecká stáj Plandry, z.s., IČO 04797418, se sídlem Plandry č.p. 1, 588 41 Plandry (dále jen provozovatel). Tento dokument popisuje, jaké osobní údaje provozovatel zpracovává, proč, jak dlouho a jaká máte práva. Týká se klientů, kteří si u provozovatele rezervují akce, i nájemců, kteří u provozovatele ustájili koně.
1. Odkud údaje získáváme
Údaje získáváme přímo od vás, tedy z rezervačního formuláře, z registrace účtu, z komunikace s provozovatelem a ze smlouvy o ustájení. Dále je získáváme z výpisů z bankovního účtu při párování plateb a ze záznamů kamerového systému v areálu.
2. Jaké údaje zpracováváme
O klientech zpracováváme jméno a příjmení, e-mail a telefon osoby, která rezervaci podává, dále jméno, příjmení a věk účastníků akce včetně nezletilých, fakturační adresu, je-li vyplněna, údaje o platbách, tedy částku, variabilní symbol a datum připsání, záznamy o docházce na akce a poznámky, které k rezervaci nebo ke svému profilu sami uvedete.
O nájemcích zpracováváme jméno a příjmení, kontaktní a fakturační údaje, údaje o ustájeném koni a o rozvrhu jeho užívání a údaje o platbách nájemného.
O instruktorech a dalších osobách, které pro provozovatele vykonávají činnost, zpracováváme jméno a příjmení, kontaktní údaje, číslo bankovního účtu pro výplatu odměn a podklady k jejich vyúčtování.
O uživatelích rezervačního systému zpracováváme e-mail, heslo v nečitelné podobě, čas posledního přihlášení, IP adresu v okamžiku udělení souhlasu s tímto dokumentem a záznam o změnách provedených v systému. Tyto údaje slouží k zabezpečení systému a k doložení, kdo a kdy jednal.
Ze záznamů kamerového systému zpracováváme obrazový záznam osob pohybujících se v areálu. Snímán je pouze areál provozovatele.
Z akcí pořizujeme skupinové fotografie, které používáme k propagaci činnosti provozovatele a jako doklad k žádostem o dotace a příspěvky.
Zdravotní údaje ani jiné zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR nezpracováváme.
3. Proč údaje zpracováváme a z jakého právního důvodu
Údaje o rezervacích, o účastnících a o ustájení zpracováváme kvůli plnění smlouvy, tedy k zajištění rezervované akce nebo ustájení, k vystavení a spárování platby a ke komunikaci o změnách. Věk účastníka zpracováváme kvůli bezpečnosti a zařazení do vhodné skupiny. Právním důvodem je článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
Doklady s daňovým významem a účetní záznamy zpracováváme kvůli plnění právní povinnosti podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a podle daňových předpisů. Právním důvodem je článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Záznamy z kamerového systému zpracováváme kvůli ochraně majetku a zdraví osob, fotografie z akcí kvůli propagaci činnosti a doložení žádostí o dotace a záznamy o přihlášení a o změnách v systému kvůli jeho zabezpečení. Právním důvodem je oprávněný zájem provozovatele podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli podat námitku.
Tam, kde nás o to výslovně požádáte nebo kde nám udělíte souhlas, zpracováváme údaje na základě souhlasu podle článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
4. Musíte údaje poskytnout?
Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez údajů, které potřebujeme k plnění smlouvy nebo které nám ukládá zákon, ale nemůžeme rezervaci přijmout ani uzavřít smlouvu o ustájení.
5. Komu údaje předáváme
Údaje nepředáváme třetím stranám s výjimkou zpracovatelů, kteří pro provozovatele zajišťují provoz rezervačního systému, hosting serveru a účetnictví. Tito zpracovatelé jsou vázáni zpracovatelskou smlouvou a údaje zpracovávají výhradně na pokyn provozovatele. Údaje o platbách zpracovává banka provozovatele. Uvnitř spolku mají k údajům přístup pouze pověřené osoby podle své role a tyto osoby jsou vázány mlčenlivostí. Jinak údaje předáváme pouze tehdy, ukládá-li to zákon, zejména státním orgánům v rámci plnění zákonných povinností.
6. Předávání mimo Evropskou unii
Servery, na kterých systém běží, jsou umístěny v Evropské unii. Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí ani mezinárodní organizaci a nemáme to v úmyslu.
7. Jak dlouho údaje uchováváme
Údaje k rezervacím uchováváme po dobu tří let od konání akce. Údaje ze smlouvy o ustájení uchováváme po dobu jejího trvání a tři roky poté. Doklady s daňovým významem uchováváme po dobu stanovenou zákonem. Záznamy z kamerového systému uchováváme nejdéle 31 dní, poté se automaticky přepisují. Záznamy o přihlášení a o změnách v systému a doklady o udělených souhlasech uchováváme po dobu tří let. Fotografie z akcí uchováváme po dobu, po kterou trvá účel jejich pořízení. Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do jeho odvolání.
Zpracováváme pouze údaje nezbytné pro daný účel. Po uplynutí uvedené doby údaje mažeme nebo anonymizujeme.
8. Jak jsou údaje zabezpečeny
Přenos mezi vaším zařízením a systémem je šifrovaný. Přístup k údajům je omezen podle rolí a je možný pouze po přihlášení. Hesla ukládáme v nečitelné podobě. Systém pořizuje zálohy a vede záznam o provedených změnách. Pověřené osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o veškerých osobních údajích, se kterými přijdou do styku.
9. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a na přenositelnost. Máte právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním, můžete jej kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním a odvolání nemá vliv na náš smluvní vztah.
10. Jak žádost vyřídíme
O přijatých opatřeních vás informujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti. S ohledem na složitost a počet žádostí je možné tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení vás vyrozumíme. Kopii zpracovávaných údajů poskytujeme bezplatně. Je-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že se opakuje, můžeme účtovat přiměřený poplatek ve výši administrativních nákladů, nebo žádosti zcela či zčásti nevyhovět. Informace poskytujeme v elektronické formě, nepožádáte-li o jiný způsob.
11. Jak nás můžete kontaktovat
Se žádostí i s dotazem ke zpracování osobních údajů se obraťte na provozovatele na adrese info@zameckastaj.cz nebo písemně na adresu sídla uvedenou v úvodu tohoto dokumentu.
Toto prohlášení průběžně kontrolujeme a můžeme je měnit, zejména kvůli souladu s právními předpisy. Aktuální znění je vždy dostupné v sekci Dokumenty. Toto znění je platné od 8. 9. 2026.